Кадровые услуги

Такой формой сотрудничества, как аутсорсинг, уже никого не удивишь. В данной статье препарируем понятие кадрового аутсорсинга, выясним, кому он приносит пользу и какие цели преследует. Аутсорсинг - это решение кадровых, производственных, бухгалтерских задач с помощью специалистов, которые де-юре являются сотрудниками других компаний. Как правило, заказчиком выступает компания, которой необходимо снять часть задач с штатных сотрудников, и делегировать подрядчику, например, - кадровому агентству. 

Кадровое сопровождение выбирают фирмы, исходя из экономических, стратегических, корпоративных предпосылок. Одни таким образом отказываются от рутинных второстепенных задач в пользу задач основного профиля, других привлекает возможность сэкономить на содержании сотрудников, третьи, столкнувшись с неквалифицированностью персонала, пытаются уберечься от правовых и административных рисков.

Типовые маркеры аутсорсинга:

• Компания-заказчик делегирует частично или полностью только непрофильные бизнес-процессы.
• Между сторонами заключается договор, который полностью регулирует порядок, масштаб и сроки предоставляемых услуг.
• Компания-арендатору положена компенсация за нарушение условий договора, в частности, некачественное выполнение работ.
• Такие правоотношения носят длительный характер: год и более.

Остановимся подробнее на формах аутсорсинга, предпосылках к уходу в него и его выгодах.

Помимо функционального аутсорсинга, о котором идёт речь в данной статье, существует также ресурсный и операционный. 

Сегодня кадровый консалтинг доступен даже ИП. Он может включать в себя:

• Только рекрутинговые вопросы.
• Управление персоналом. В частности, создание гибких систем стажировки, адаптации и мотивации сотрудников, создание кейсов по контролю эффективности работы.
• Кадровое делопроизводство и расчёты.
• Стратегические кадровые задачи компании: внедрение и разработка системы кадрового обеспечения компании, менторство и коучинг, повышение квалификации.

Почему компании используют кадровый аутсорсинг: топ-7 причин

1. Компании, с момента регистрации которых прошло менее года. Они, как правило, не потянут содержание собственного специалиста по кадрам, которое складывается из таких составляющих, как ЗП, социальные гарантии и компенсации, обустройство рабочего места, покупка ПО для работы и лицензий для него.
2. Компании-представители малого бизнеса. Обеспечить полноценную загрузку штатного кадровика в малочисленной компании достаточно сложно. Польза, приносимая им компании, несопоставима с финансовыми затратами на содержание. Кроме того, многие фирмы делают всё, чтобы удержаться в рамках малого бизнеса и УСН.
3. Компании с большим оттоком кадров.
4. Компании с численностью сотрудников 100 и более человек, когда отдел кадров собственными силами не справляется с подготовкой и актуализацией документооборота.
5. Компании,  в которых кадровики имеют слабые навыки в составлении нетиповых документов, соответствующих основному профилю организации.
6. Фирмы, которые готовятся к реорганизации и сокращению штата.
7. Компании с сетью представительств, есть необходимость в получении центральным офисом общей картины по нанятым и уволенным сотрудникам.

Цены на кадровый аутсорсинг напрямую зависит от объёма и специфики работ, которую берёт на себя провайдер, однако эта сумма гораздо ниже того, что в среднем тратится на штатного специалиста. Иногда удаётся достичь экономии  в 40-60% на грамотном подборе специалиста на аутсорсинге или их пула. 

Задачи, которые делегируют кадровым службам

• Приём и увольнение сотрудников

Работа с аутсорсерами гарантирует почти 100% соблюдение всех норм законодательства и отсутствие рисков. В трудовом договоре номинальным работодателем значится провайдер, таким образом компания-заказчик избавляет себя от всех юридических проблем. Кроме того, компании-аутсорсеры имеют большой опыт работы  в оформлении на работу резидентов других стран, таким образом будут учтены все процедурные нюансы.

• Заполнение трудовых книжек и табеля учёта рабочего времени.

При  наличии большого штата эта кропотливая работа может стать головной болью для специалиста отдела кадров.

• Разработка внутренних нормативно-методических документов: актов, приказов, шаблонов, отчетов.

Вот здесь у классически обученного специалиста по кадрам и возникают проблемы, спасёт кадровое сопровождение. Грамотный исполнитель вникнет в специфику компании и составит корректный нешаблонный документ.

• Составление графика отпусков и перемещения сотрудников (для компаний с сетью представительств), внесение поправок в штатное расписание.
• Создание типовых документов:  положение о внутреннем трудовом распорядке, трудовой договор, должностных инструкций, положение о материальной ответственности.

Возлагая эту функцию на привлеченных сотрудников, можно быть уверенным в актуальности .созданных документов и их соответствии поправкам к законодательству.

• Создание обучающих и адаптационных курсов и лекций.

Зачастую если в структуре фирмы отсутствует отдел обучения, то данный бизнес-процесс полностью ложится на плечи отдела кадров и персонала. Кадровики оказываются совершенно непригодны для такого рода деятельности, спасает компанию  кадровый аутсорсинг.

• Иногда аутсорсинг заключается  в разовой квалифицированной инфопомощи.: например, консультирование по миграционному и трудовому законодательству.
• Восстановление частично или полностью утерянной документации за предыдущие отчетные периоды.

Регламент сотрудничества компании с аутсорсером

Чтобы сотрудничество с аутсорсером принесло реальную пользу, а кадровый консалтинг помог привести документооборот компании в соответствии с налоговым, трудовым и бухгалтерским законодательством, необходимо придерживаться определённого регламента:

• Определится с целью.
• Оценить рентабельность. Просчитайте, насколько удалённый кадровик или целый отдел  поможет сократить собственные расходы.
• Выбрать подрядчика, используя фильтры.
• Репутация, отзывы фирм-конкурентов.
• Страховой агент компании-провайдера и  объем предусмотренной компенсации.
• Наличие сайта с понятной навигацией и возможностью приблизительно просчитать затраты.
• Положительный опыт работы с нестандартными ситуациями.
• Подготовиться к встрече: составить техзадание с подробной информацией: должности арендуемых сотрудников, срок договора, регулярность и форма расчёта.
• В устной форме обсудить условия сотрудничества с фирмой-исполнителем. Ознакомиться с методологией, которую использует потенциальный партнёр, техническим оснащением для выполнения работ.
• Заключить трудовой договор. На этапом этапе лучше задействовать грамотного юриста, который поможет правильно задекларировать сроки оказания услуг, ответственность сторон.
• Выбрать ответственное лицо. Назначить сотрудника, который будет курировать своевременность и качество выполнения обязательств, взятых на себя  провайдером.

Аутсорсинг кадровых услуг является эффективным инструментов бизнеса и, при правильной оценке перспектив, сулит выгоды для компании. Однако наряду с безоговорочным плюсами есть и недостатки этого рода сотрудничества.

Существует несколько типов оплаты труда при взаимодействии с субподрядчиком-аутсорсером. Для оплаты услуг кадрового консалтинга используется почасовая форма материального вознаграждения.