" />

Мы сопровождаем наших клиентов по всей России

Кадровое делопроизводство

Кадровые услуги

Кадровое делопроизводство

Одним из условий нормального функционирования организации является надлежащее отражение бизнес-процессов в кадровых документах локального назначения и нормативно-методических документах обязательного характера. Существуют четкие нормы и методики в вопросе оформления, ведения, актуализации, сдачи в архив, корректной интерпретации  документации, при выполнении которых риск возникновения претензий по результатам проверок госинспекции по труду или других контролирующих органов  сводится к нулю. Также  правильная организация кадрового делопроизводства является профилактикой внутренних конфликтов на почве нарушений положений трудового кодекса сотрудниками кадрового аппарата.

Кадровое делопроизводство - это комплекс действий участников кадровой системы организации по созданию личной кадровой, распорядительной, организационно-административной и договорной документации, приведению её в соответствие с нормативно-правовыми актами федерального значения, стратегическими и тактическими целями компании.

Ведение общего документооборота и делопроизводства в фирме во многом определяет смежные фундаментальные процессы, так при допущении ошибок и неточностей во время оформление первичной кадровой документации закономерно возникают трудности с выплатой заработной платы работникам, её своевременностью, размером основной и дополнительной части.

Классификация документов по сфере применения

  • С позиции организации кадрового документооборота
  • Коллективные и персональные трудовые договоры, трудовые книжки, личные дела сотрудников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, документы по кадровому перемещению, совмещению должностей,  и увольнению, оформлению пособий и отпусков.

  • С позиции бухгалтерского учета
  • Положение об учетной политике компании, график отпусков, табель фиксации рабочего времени.

  • С позиции отдела контроля качества и стандартизации
  • Приказы по личному составу на повышение квалификации, прохождение тестирования.

Когда нужен аутсорсинг

Уровень компетенций и правовой культуры штатных кадровых работников не всегда соответствует уровню возложенных обязательств, что может повлечь негативные последствия. Так, по результатам проверок контролирующих органов  и выявлению ошибок в  ведении системы делопроизводства  в организации возможно применение штрафных санкций. 

Потенциал внутреннего кадрового аппарата ограничен в ряде определенных функций и даже положительного опыта разработки локальной документации бывает недостаточно. Для таких случаев предусмотрен аутсорсинг кадрового делопроизводства. Использование провайдера услуг обеспечит:

  1. Соблюдение основных нормативно-методических актов (инструкции по делопроизводству, закона об архивном деле и делопроизводстве, инструкции о личных делах работников и трудовых книжках).
  2. Компетентную оценку состояния системы документооборота и её эффективности.
  3. Профилактику спорных ситуаций, связанных с дискриминацией сотрудников, угрозой конфиденциальности.
  4. Обеспечение кадровой безопасности компании и формирование   позитивного образа в глазах сотрудников.

Наладить кадровое делопроизводство дистанционно поможет грамотный оператор услуг.

Анализ кадровой работы включает различные элементы и этапы и имеет несколько форм. Он помогает сократить или исключить риски  во взаимодействии между различными структурами субъекта хозяйствования и сконструировать жизнеспособную систему делопроизводства.

Виды аудита кадрового делопроизводства

По объёму подвергаемой анализу документации

Комплексный Избирательный Целевой
Предполагает глубокое изучение всех видов документации на предприятии за заданный отрезок времени. Анализ и оценка только тех документов, которые иллюстрируют текущие проблемы системы документооборота. Рассматривает документ применительно к одному сотруднику или группе работников(отделу), которые имеют к организации претензии либо снижение лояльности к компании которых отражается на производительности труда.

Аудит проводится силами собственных штатных сотрудников, имеющих глубинные знания в области юриспруденции, права  (внутренний) либо с этой целью на контрактных условиях ангажируется специалист или группа специалистов по кадровому делопроизводству.

В перечень инструментов, которые используются для проведения внешнего,  и внутреннего аудита входят: тестирование, анкетирование, сверка, экспертиза.

Ведение кадрового делопроизводства предполагает разную частоту и периодичность проведения аудитов в зависимости от цели:

  1. Систематический.  Опирается на внутренний регламент или инструкцию, проводится в определенное время с заданной периодичностью.
  2. Установочный. Используют компании на этапе формирования процессов, после значительных кадровых потерь, решения о продаже.
  3. Оперативный. Необходимо тестировать новый продукт, который может отразиться на всей кадровой политике, удостовериться в нарушениях или  исключить таковые по отношению   к сотруднику.
  4. Текущий/профилактический. Как инструмент самопроверки. Вся ли информация верно оцифрована, интерпретирована, занесена в базу. 

Полномочия внешних аудиторов ограничиваются перечнем услуг в постановлении Аудиторской палаты РФ, однако именно качество их работа, возможность получить независимую объективную оценку  и повысить собственную эффективность в кадровом вопросе подталкиваю работодателей использовать наемный труд аудиторских фирм. Цены на аутсорсинг кадрового делопроизводства формируются с учетом классификации фирмы (малый/большой бизнес), численности личного состава и качества существующего реестра документов (восстановление кадровой документации).

Если заказчик заинтересован в рутинной работе по унификации внутренних НМД, разработке инструкций и регламентов - стоимость будет одна, а если компаниии в дополнении к этому необходимы услуги по расчету с персоналом и органами надзора (определение размера налогов и страховых взносов, расчет дополнительной части зарплаты, командировочных) - то сообразно трудозатратам растет и стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства.

Кадровое делопроизводство предполагает нормирование процессов управления персоналом и создание благоприятной устойчивой среды для развития всех структурных единиц компании  в соответствии с созданными внутренними приказами, распоряжениями и регламентами.

Довольно часто кадровый аудит проводят перед плановой проверкой Госинспекции по труду либо при внесении поправок в законодательство в аспекте протокольных кадровых документов или процедур.

Этапы проведения аудита по кадровой документации

Ведение делопроизводства и документооборота предполагает процесс модернизации  по результатам аудита.

Если в компании принято решение проводить внутреннюю проверку, алгоритм последующих действий выглядит так:

  1. Формируется аудиторская комиссия.
  2. Издается соответствующий приказ с информацией о целях  и задачах аудита, составе комиссии, длительности и сроках обнародования отчета. В отчете необходимо включить информацию об обнаруженных несоответствиях: отсутствии необходимых НМД, их неактуальности, наличия в них недостоверной информации, разночтениях  в данных между действующими кадровыми документами.
  3. Фокус-группа, ответственная за аудит, определяет спектр вопросов и критерии, по которым будет вестись проверка:наличие всех реквизитов компании, ссылок на статьи и разделы действующего законодательства, объясняющие положения ЛНА.
  4. Ведение кадрового делопроизводства в полном объёме приносит практическую пользу компании: персоналу вникнуть не только в суть процессов, но и наглядно продемонстрировать их прямые функции(должностные инструкции). При подготовке к аудиту необходимо также выявить “адрес” всех документов: база данных, электронном Реестр документов,  архив.
  5. Четкая и понятная  экспертиза, как на практике реализуются процессы, описанные в ЛПА, совпадают ли они с заявленными. Аналогично и с нормативами, например, фактический график работы сотрудников должен совпадать с тем, который задекларирован в ПВТР. 
  6. В самом отчете следует опубликовать исчерпываюие данные по нескольким критериям:
    • Полнота реестра документов ( наличие всех необходимых документов). корректность оформление документов и релевантность действующим нормам законодательства
    • Полномасштабность и алгоритм процедур, описанных в ЛНА. Нет ли отклонений в фактических процессах от задекларированных

календарных днях, не включая нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска

Допускается в особых случаях (для предотвращения катастрофы, производственной аварии, несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя, устранения стихийного бедствия и некоторых других аналогичных целей)

Это возможно, только если работник написал в заявлении на учебный отпуск количество дней меньше, чем в справке-вызове. В остальных случаях вы обязаны предоставить отпуск на то количество дней, которое указано в справке-вызове.

Получите бесплатную консультацию, позвонив по 8-960-037-99-67 или отправьте заявку

Отзывы клиентов

Решила обновить интерьер. Приобрела понравившийся в салоне кухонный гарнитур. Но радость моя была недолгой. Гарнитур оказался плохого качества. В магазине заверяли, что гарнитур качественный, а мои претензии – надуманные.
Без особых надежд я обратилась к юристу ООО «КН Консалтинг». В итоге экспертиза подтвердила мою правоту, благодаря чему удалось выиграть суд. Выражаю огромную благодарность за то, что помогли мне справиться с этой проблемой! Сама я бы не решилась обратиться в суд!

Мадрахимова В.В.

Купил дорогой смартфон. К моему неприятному удивлению он оказался бракованным. Мириться с этим я не стал, тем более что продавцы лишь разводили руками и ничего мне не предложили.
Обратился к юристам ООО «КН Консалтинг» и не пожалел! Ведь мне вернули деньги в суде не только за смартфон, но и за моральные переживания. А ещё взыскали неустойку и штраф! В общем, получил я в 2 с половиной раза больше, чем заплатил за смартфон. Результатом доволен!

Галимов И.Н.