/HR/kadrovoe-deloproizvodstvo/index.php
Аутсорсинг кадрового делопроизводства - КН Консалтинг
КН Консалтинг
" />

Мы сопровождаем наших клиентов по всей России

Кадровое делопроизводство

Кадровые услуги

Кадровое делопроизводство

Одним из условий нормального функционирования организации является надлежащее отражение бизнес-процессов в кадровых документах локального назначения и нормативно-методических документах обязательного характера. Существуют четкие нормы и методики в вопросе оформления, ведения, актуализации, сдачи в архив, корректной интерпретации  документации, при выполнении которых риск возникновения претензий по результатам проверок госинспекции по труду или других контролирующих органов  сводится к нулю. Также  правильная организация кадрового делопроизводства является профилактикой внутренних конфликтов на почве нарушений положений трудового кодекса сотрудниками кадрового аппарата.

Кадровое делопроизводство - это комплекс действий участников кадровой системы организации по созданию личной кадровой, распорядительной, организационно-административной и договорной документации, приведению её в соответствие с нормативно-правовыми актами федерального значения, стратегическими и тактическими целями компании.

Ведение общего документооборота и делопроизводства в фирме во многом определяет смежные фундаментальные процессы, так при допущении ошибок и неточностей во время оформление первичной кадровой документации закономерно возникают трудности с выплатой заработной платы работникам, её своевременностью, размером основной и дополнительной части.

Классификация документов по сфере применения

  • С позиции организации кадрового документооборота
  • Коллективные и персональные трудовые договоры, трудовые книжки, личные дела сотрудников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, документы по кадровому перемещению, совмещению должностей,  и увольнению, оформлению пособий и отпусков.

  • С позиции бухгалтерского учета
  • Положение об учетной политике компании, график отпусков, табель фиксации рабочего времени.

  • С позиции отдела контроля качества и стандартизации
  • Приказы по личному составу на повышение квалификации, прохождение тестирования.

Когда нужен аутсорсинг

Уровень компетенций и правовой культуры штатных кадровых работников не всегда соответствует уровню возложенных обязательств, что может повлечь негативные последствия. Так, по результатам проверок контролирующих органов  и выявлению ошибок в  ведении системы делопроизводства  в организации возможно применение штрафных санкций. 

Потенциал внутреннего кадрового аппарата ограничен в ряде определенных функций и даже положительного опыта разработки локальной документации бывает недостаточно. Для таких случаев предусмотрен аутсорсинг кадрового делопроизводства. Использование провайдера услуг обеспечит:

  1. Соблюдение основных нормативно-методических актов (инструкции по делопроизводству, закона об архивном деле и делопроизводстве, инструкции о личных делах работников и трудовых книжках).
  2. Компетентную оценку состояния системы документооборота и её эффективности.
  3. Профилактику спорных ситуаций, связанных с дискриминацией сотрудников, угрозой конфиденциальности.
  4. Обеспечение кадровой безопасности компании и формирование   позитивного образа в глазах сотрудников.

Наладить кадровое делопроизводство дистанционно поможет грамотный оператор услуг.

Анализ кадровой работы включает различные элементы и этапы и имеет несколько форм. Он помогает сократить или исключить риски  во взаимодействии между различными структурами субъекта хозяйствования и сконструировать жизнеспособную систему делопроизводства.

Виды аудита кадрового делопроизводства

По объёму подвергаемой анализу документации

Комплексный Избирательный Целевой
Предполагает глубокое изучение всех видов документации на предприятии за заданный отрезок времени. Анализ и оценка только тех документов, которые иллюстрируют текущие проблемы системы документооборота. Рассматривает документ применительно к одному сотруднику или группе работников(отделу), которые имеют к организации претензии либо снижение лояльности к компании которых отражается на производительности труда.

Аудит проводится силами собственных штатных сотрудников, имеющих глубинные знания в области юриспруденции, права  (внутренний) либо с этой целью на контрактных условиях ангажируется специалист или группа специалистов по кадровому делопроизводству.

В перечень инструментов, которые используются для проведения внешнего,  и внутреннего аудита входят: тестирование, анкетирование, сверка, экспертиза.

Ведение кадрового делопроизводства предполагает разную частоту и периодичность проведения аудитов в зависимости от цели:

  1. Систематический.  Опирается на внутренний регламент или инструкцию, проводится в определенное время с заданной периодичностью.
  2. Установочный. Используют компании на этапе формирования процессов, после значительных кадровых потерь, решения о продаже.
  3. Оперативный. Необходимо тестировать новый продукт, который может отразиться на всей кадровой политике, удостовериться в нарушениях или  исключить таковые по отношению   к сотруднику.
  4. Текущий/профилактический. Как инструмент самопроверки. Вся ли информация верно оцифрована, интерпретирована, занесена в базу. 

Полномочия внешних аудиторов ограничиваются перечнем услуг в постановлении Аудиторской палаты РФ, однако именно качество их работа, возможность получить независимую объективную оценку  и повысить собственную эффективность в кадровом вопросе подталкиваю работодателей использовать наемный труд аудиторских фирм. Цены на аутсорсинг кадрового делопроизводства формируются с учетом классификации фирмы (малый/большой бизнес), численности личного состава и качества существующего реестра документов (восстановление кадровой документации).

Если заказчик заинтересован в рутинной работе по унификации внутренних НМД, разработке инструкций и регламентов - стоимость будет одна, а если компаниии в дополнении к этому необходимы услуги по расчету с персоналом и органами надзора (определение размера налогов и страховых взносов, расчет дополнительной части зарплаты, командировочных) - то сообразно трудозатратам растет и стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства.

Кадровое делопроизводство предполагает нормирование процессов управления персоналом и создание благоприятной устойчивой среды для развития всех структурных единиц компании  в соответствии с созданными внутренними приказами, распоряжениями и регламентами.

Довольно часто кадровый аудит проводят перед плановой проверкой Госинспекции по труду либо при внесении поправок в законодательство в аспекте протокольных кадровых документов или процедур.

Этапы проведения аудита по кадровой документации

Ведение делопроизводства и документооборота предполагает процесс модернизации  по результатам аудита.

Если в компании принято решение проводить внутреннюю проверку, алгоритм последующих действий выглядит так:

  1. Формируется аудиторская комиссия.
  2. Издается соответствующий приказ с информацией о целях  и задачах аудита, составе комиссии, длительности и сроках обнародования отчета. В отчете необходимо включить информацию об обнаруженных несоответствиях: отсутствии необходимых НМД, их неактуальности, наличия в них недостоверной информации, разночтениях  в данных между действующими кадровыми документами.
  3. Фокус-группа, ответственная за аудит, определяет спектр вопросов и критерии, по которым будет вестись проверка:наличие всех реквизитов компании, ссылок на статьи и разделы действующего законодательства, объясняющие положения ЛНА.
  4. Ведение кадрового делопроизводства в полном объёме приносит практическую пользу компании: персоналу вникнуть не только в суть процессов, но и наглядно продемонстрировать их прямые функции(должностные инструкции). При подготовке к аудиту необходимо также выявить “адрес” всех документов: база данных, электронном Реестр документов,  архив.
  5. Четкая и понятная  экспертиза, как на практике реализуются процессы, описанные в ЛПА, совпадают ли они с заявленными. Аналогично и с нормативами, например, фактический график работы сотрудников должен совпадать с тем, который задекларирован в ПВТР. 
  6. В самом отчете следует опубликовать исчерпываюие данные по нескольким критериям:
    • Полнота реестра документов ( наличие всех необходимых документов). корректность оформление документов и релевантность действующим нормам законодательства
    • Полномасштабность и алгоритм процедур, описанных в ЛНА. Нет ли отклонений в фактических процессах от задекларированных
При сокращении работодателем численности работников преимущественное право на оставление на работе должно предоставляться работникам с

более высокой производительностью труда и квалификацией
Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в

календарных днях, не включая нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска

Если работник подал заявление на увольнение, то до какого момента он может его отозвать?

до окончания последнего рабочего дня

Допускается ли привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни без их согласия (за исключением творческих и иных работников СМИ, организаций кинематографии, театров, цирков и т.п.)?

Допускается в особых случаях (для предотвращения катастрофы, производственной аварии, несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя, устранения стихийного бедствия и некоторых других аналогичных целей)

Можно ли предоставить учебный отпуск на меньшее количество дней?

Это возможно, только если работник написал в заявлении на учебный отпуск количество дней меньше, чем в справке-вызове. В остальных случаях вы обязаны предоставить отпуск на то количество дней, которое указано в справке-вызове.

Получите бесплатную консультацию, позвонив по 8-960-037-99-67 или отправьте заявку

Отзывы клиентов

Решила обновить интерьер. Приобрела понравившийся в салоне кухонный гарнитур. Но радость моя была недолгой. Гарнитур оказался плохого качества. В магазине заверяли, что гарнитур качественный, а мои претензии – надуманные.
Без особых надежд я обратилась к юристу ООО «КН Консалтинг». В итоге экспертиза подтвердила мою правоту, благодаря чему удалось выиграть суд. Выражаю огромную благодарность за то, что помогли мне справиться с этой проблемой! Сама я бы не решилась обратиться в суд!

Мадрахимова В.В.

Купил дорогой смартфон. К моему неприятному удивлению он оказался бракованным. Мириться с этим я не стал, тем более что продавцы лишь разводили руками и ничего мне не предложили.
Обратился к юристам ООО «КН Консалтинг» и не пожалел! Ведь мне вернули деньги в суде не только за смартфон, но и за моральные переживания. А ещё взыскали неустойку и штраф! В общем, получил я в 2 с половиной раза больше, чем заплатил за смартфон. Результатом доволен!

Галимов И.Н.