Когда речь идёт о масштабировании бизнеса, автоматизации и улучшении качества процессов, всплывает вопрос поиска новых инструментов измерения эффективности персонала, повышения его вовлеченности в дела фирмы, стимуляции к большей производительности. Таким инструментом-барометром стали Key Preformance Indicator. Система ключевых показателей эффективности предполагает финансовую компенсацию за труд в соответствии с принесенной компании пользой на основе соответствия выбранным показателям, их качественного и количественного значения.
Разработка и внедрение системы kpi помогает выявить узкие места (зоны безответственности) в работе структурных подразделений, вклад каждого сотрудника в достижение фундаментальной цели, % понимания сотрудниками миссии компании, а также отказаться от нецелесообразных процессов, которые не приносят прибыли, или скорректировать их.
Все ключевые показатели объединяет несколько маркеров идентичности:
- Они имеют привязку к определенной цели (часто финансовой).
- Дают аудит реального положения и деятельности компании. Для их расчёт вам понадобятся фактические данные компании (доля рынка, объём годовой прибыли, товарооборот, прирост клиентов) за разные отчетные периоды.
- Демонстрируют, насколько полученные результаты соответствуют затраченным ресурсам).
- Имеют ограниченный временной контекст.
Связь с рыночным сектором и конкурентами в сегменте помогает начать процесс разработки kpi, который в среднем занимает от 4 до 12 недель.
Для каждой компании разрабатывается своя матрица KPI сообразно специфике предприятие и конъюнктуре рынка.
Как внедрить KPI с нуля: алгоритм действий
- Необходимо озвучить базисную цель компании, которая определяет интегральный результат. На уровне CEO-руководства проходит обсуждение целей стратегического и оперативного характера и формулирование главной задачи. Желательно, чтобы в ней не было заложено конкретных цифр, а цифровое выражение было результатом выполнения основной задачи.
- Далее идёт раскадровка основной цели на подцели. Это делают, используя принцип “сверху-вниз”. Сначала - цели топ-менеджмента, руководителей отделов и подразделений, потом - цели сотрудников.
- Фокус-группа в составе директоров, руководителей подразделений, бухгалтерии проводит аудит действующих бизнес-процессов: насколько рентабельна сейчас компания, в каком объёме реализует свой потенциал.
- 4.Менеджмент компании формулирует рейтинг основных показателей эффективности компании (разработка kpi)
Примечание: Среди наиболее распространенных показателей эффективности
- Доходы от продаж
- Средняя стоимость контракта-чека
- Процент привлеченных-возвращенных клиентов
- Объём реализации основных и дополнительных продуктов
- Густота и плотность трафика
Далее необходимо составить KPI для отделов (групповые) и персональные KPI. Здесь важно определить главные показатели, в среднем от трёх до пяти. И проверить их на корректность: если показатель сложно измерить - значит, стоит его переформулировать. Так, например, для службы безопасности определили критерий “качество обеспечения безопасности и профилактики ЧС в компании” с шкалой от 1 дл 4. Он не даёт количественного и качественного представления о работе отдела. А вот если разбить данный критерий на два: “количество предотвращенных случаев ЧМ, хищения, незаконного проникновения” и “оценка взаимодействия отдела с другими структурными единицами компании”, то картина приобретает конкретность.
Перед внедрением kpi на предприятии предстоит работа с каждым из ключей, чтобы верно встроить его в матрицу KPI и определить индекс KPI. На этом этапе выбирается методика расчёта KPI Необходимо пересмотреть фонд оплаты труда и учесть расходы, которые понесёт компания при выполнении и перевыполнении плана отдельными сотрудниками или целыми отделами.
Классическая методика расчёта показателей эффективности
Key Preformance Indicator в РФ используют относительно недавно. Зачастую компаниям просто не хватает навыков и компетенций для плавного перехода на более усовершенствованную модель оплаты труда по системе kpi. В таких случаях выгодно подключать специалистов на аутсорсинге, грамотных консультантов и практикующих управленцев.
Допустим, в вашем шорт-списке для отдельного сотрудника осталось 5 показателей. Rаждому необходимо присвоить “вес”, при условии что общий суммарный вес показателей равен 1. Для отдела маркетинга такие показатели могут быть:
- Количество привлеченных клиентов по наружной и внутренней рекламе (листовки, реклама в отделениях, сайт) - 0,4
- Количество оставленных через сайт заявок 0,2
- Положительные отзывы 0.2
- Повторные заказы 0,1
- Акции лояльности 0,1
Продолжим разработку kpi для сотрудников. Необходимо внести в таблицу фактические и плановые показатели. За фактическим данными можно обратиться к аналитику бизнес-процессов, он предоставит отчеты и графики за квартал или полугодие. Формируя “цель” (плановый показатель), необходимо оставаться реалистом и отталкиваться от возможностей коллектива и результатов за истекший период.
Если суммарный индекс KPI по всем учетным показателям - более единицы, сотруднику полагается премия, он перевыполнил план и его результативность более 100%. В частном порядке определяют перевыполнение плана на отметке в 85 или 90%.
Чтобы рассчитать индекс KPI, воспользуйтесь формулой. Индекс KPI = Вес KPI * Факт / Цель
В зависимости от того, что отражают KPI, заложен ли в них фактор сравнений, времени, количества различают:
- Абсолютные и относительные показатели
- Опережающие и запаздывающие
- Стратегические и оперативные
- Финансовые и нефинансовые
- Индивидуальные и коллективные
Мотивация сотрудников, коучинг, тестирование нововведений и составление положения
Когда рутинная работа по поиску всех KPI окончена, начинается ответственный этап интеграции в коллективный разум компании.
Премии, надбавки стимулируют сотрудников, однако нужны и более изящные инструменты воздействия. Корпоративные акции, голосования, вручение грамот, заметки в дайджесте - приемы, которые повышают значимость сотрудников в коллективе.
Также отлично работают:
- Создание особых условий;
- Вовлечение лучших специалистов в собрания топ-менеджемента;
- Дополнительные социальные преференции.
В некоторых компаниях необходимо обучить новой системе расчета заработной платы, обеспечить доступ всех сотрудников к информационной базе и привить главный месседжер: оплата труда на основе kpi является гибкой системой лояльной к сотруднику. Ценность и польза KPI должна стать неоспорима для каждого отдельно взятого сотрудника. Необходимо корректно всё задокументировать, поэтому в действующие нормативно-методические документы, регулирующие форму и порядок выплаты сотрудникам, вносятся изменения. Либо же создаются новые шаблоны штатного расписания, трудового и коллективного договоров. В случаях с компаниями представителями большого бизнеса - корпорации, концерны - пнадодится дополнительное документальное сопровождение: положение, карты KPI.
Заключительный этап перед внедрением системы kpi и обновленных нормативов - проверка на “баги” новой системы на примере 1-2- отделов. Пилотный проект станет профилактикой больших финансовых и кадровых потерь: ухода в убытки ввиду ошибок при формировании системы, потери лояльности коллектива. В режиме реального времени можно вносить изменения в цели (плановые показатели) в зависимости от текущей рыночной ситуации, оттока персонала в компании, уровня доверия руководству.